Registreer voor een gratis bezoek!

Voorwaarden standruimte

 

1. Algemeen

Door ondertekening van deze overeenkomst, c.q. deelnameformulier verplicht deelnemer zich tot de betaling van de overeengekomen standhuur binnen de daarvoor gestelde termijnen en tot daadwerkelijke deelname aan de beurs/het evenement op een wijze die in overeenstemming is met de kwaliteit en het niveau van de beurs/ het evenement, dit laatste ter beoordeling van verhuurder. Op deze overeenkomst zijn de onderhavige algemene voorwaarden van toepassing, met uitsluiting van enige andere algemene voorwaarden

Voor beurzen en evenementen die buiten Rotterdam Ahoy/elders door verhuurder worden georganiseerd gelden evenwel de eisen en voorschriften van de betreffende locatie en overheid. Deelnemer is verplicht zich te houden aan de voorschriften die met betrekking tot de bouw en inrichting van zijn stand zijn of worden gesteld door de directie van de locatie waar de beurs/het evenement plaatsvindt, alsmede aan de wet- en regelgeving dienaangaande van de betreffende (lokale, regionale, nationale) overheid. E.e.a. geldt met name voor hetgeen in de artikelen 2, 7 en 8 is bepaald. Verhuurder zal deelnemer daarover tijdig en afzonderlijk informeren.

  • a. Deelnemer verplicht zich tot tijdige opgave van de artikelen en/of diensten welke op de beurs/het evenement zullen worden geëxposeerd en/of gedemonstreerd. Deelnemer verplicht zich alle voorwaarden die door de overheid met betrekking tot de bouw en inrichting van zijn stand zijn of worden gesteld, stipt op te volgen, alsmede de algemene voorwaarden die zijn of worden gesteld door de directie van het gebouw waar de beurs/ het evenement plaatsvindt.
  • b. De kosten voor aansluiting en verbruik van gas, water en/of elektriciteit, internet en alle kosten met betrekking tot de bouw en inrichting van de stand, alsmede de kosten voor het transport van goederen en/of standmaterialen komen voor rekening van deelnemer. Deelnemer verplicht zich de bouw en inrichting van zijn stand tijdig voor de opening van de beurs/het evenement te voltooien. Met de afbraak van de stand en/of het afvoeren van artikelen mag pas worden begonnen nadat de beurs/het evenement definitief is gesloten.
  • c. Verhuurder is niet verantwoordelijk voor beschadiging aan de stand en/of artikelen van deelnemer noch voor eventueel letsel toegebracht aan de zich in de stand bevindende bezoekers. Evenmin aanvaardt verhuurder enige aansprakelijkheid voor diefstal in welke vorm dan ook. Deze risico’s dienen door deelnemer zelf te worden verzekerd.
  • d. Het is deelnemer zonder voorafgaande toestemming van verhuurder niet toegestaan zijn stand gesloten te houden of onbemand te laten gedurende de tijd dat de beurs/het evenement toegankelijk is. Deelnemer verklaart het gehuurde in goede staat te hebben ontvangen. Deelnemer is gehouden de hem toegewezen standruimte na het beëindigen van de beurs/het evenement in dezelfde staat achter te laten als deze hem ter beschikking is gesteld voor aanvang van de opbouwperiode.
  • e. Verhuurder is bevoegd tot wijziging van de reeds toegewezen standruimte, zonder dat deelnemer aanspraak kan maken op vergoeding van schade, in welke vorm of uit welke oorzaak die ook mocht worden geleden.
  • f. Indien deelnemer zich niet of niet geheel aan de onderhavige voorwaarden houdt, is verhuurder gerechtigd hem de toegang tot de beurs/het evenement te ontzeggen, respectievelijk hem te gelasten zijn standmateriaal en artikelen terstond te verwijderen, zonder dat zulks voor deelnemer enige grond tot schadevergoeding zal opleveren en onverminderd de overige verplichtingen van deelnemer uit deze overeenkomst, onder meer ten aanzien van de overeengekomen standhuur.
  • g. Verhuurder behoudt zich het recht voor aspirant-deelnemers zonder opgave van redenen te weigeren. Het staat verhuurder jegens deelnemer geheel vrij naar eigen inzicht voor dezelfde beurs/hetzelfde evenement standruimte te verhuren aan derden, ongeacht hun aard of persoon of te exposeren artikelen en/of diensten.
  • h. Toegangskaarten ten behoeve van deelnemer kunnen in overleg met verhuurder worden verstrekt.
  • i. Betalingen van de standhuur dienen te geschieden binnen 30 dagen na factuurdatum. Deelnemer is over de overeengekomen huurprijs omzetbelasting verschuldigd. Bij late inschrijving dient de betaling voor aanvang van de opbouwperiode voldaan te zijn. Indien deelnemer de verschuldigde bedragen niet binnen de daarvoor gestelde termijn heeft voldaan, is vanaf de eerste dag na de betalingstermijn de wettelijke handelsrente verschuldigd. Verhuurder is bevoegd de namens deelnemer in de standruimte aanwezige zaken onder zich te houden totdat de volledige standhuur, vermeerderd met eventuele rente en kosten, door deelnemer is voldaan. Deelnemer is niet bevoegd tot enige verrekening met de standhuur, noch tot opschorting van door hem verschuldigde betalingen.
  • j. Indien deelnemer op enig moment zou annuleren, dan leidt zulks niet tot ontheffing van zijn plicht tot daadwerkelijke participatie en betaling.
     

2. Catering

Tijdens beurzen en evenementen in Rotterdam Ahoy, is het deelnemer niet toegestaan gebruik te maken van catering anders dan door Ahoy Horeca B.V.. Ahoy Horeca B.V. heeft, met uitsluiting van ieder ander, het exclusieve recht van catering in de ruimten van Rotterdam Ahoy. Ook heeft Ahoy Horeca B.V. met uitsluiting van ieder ander, het exclusieve recht tot verkoop van dranken, eetwaren en andere consumptieartikelen in de ruimten van Rotterdam Ahoy. Het is deelnemer toegestaan tijdens beurs- en evenementdagen handzame goederen voor eigen gebruik ter plaatse op de door verhuurder vast te stellen tijden naar de stand te brengen.

Het verstrekken van voedingswaren, dranken en/of genotmiddelen in welke vorm dan ook is onderhevig aan de bepalingen van de Keuringsdienst van Waren en de afdeling Bijzondere Wetten van de Gemeentepolitie te Rotterdam en alleen dan toegestaan na vooraf verkregen schriftelijke toestemming van verhuurder. Indien derden (waaronder deelnemers aan een beurs/evenement) schade lijden door het verstrekken van voedingswaren, dranken en/of genotmiddelen door deelnemer, dan is verhuurder nimmer aansprakelijk jegens deze derden. Deelnemer vrijwaart verhuurder in dat geval voor eventuele aansprakelijkheden jegens derden.

3. Overnacht

Verhuurder behoudt zich het recht voor in geval van overmacht (in Nederland conform BW 6:75) de beurs/het evenement geen doorgang te doen vinden, in welk geval deelnemer geen aanspraak kan maken op vergoeding van schade in welke vorm dan ook. Onder overmacht wordt verstaan iedere buiten de schuld van verhuurder ontstane en niet voor verhuurdersrisico komende tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst, ongeacht of die omstandigheid ten tijde van het sluiten van de overeenkomst te voorzien was. De overeenkomst zal dan middels een schriftelijke bevestiging van verhuurder ontbonden zijn, met inachtneming van het volgende:

  • a. Vindt de beurs/het evenement om voormelde reden geheel geen doorgang, dan worden de inschrijvingen en eventueel reeds geschiede vaststellingen van standruimten als vervallen beschouwd en zullen de door deelnemer reeds gedane betalingen ter zake van de standhuur worden gerestitueerd onder aftrek van de reeds voor verhuurder ontstane kosten, die geheel of gedeeltelijk over deelnemers naar evenredigheid op basis van de standruimte welke was gehuurd, kunnen worden omgeslagen. Deze restitutie zal geschieden binnen 60 dagen na het besluit de beurs/het evenement geen doorgang te doen vinden.
  • b. Indien verhuurder, anders dan in geval van overmacht, besluit de beurs/het evenement geen doorgang te doen vinden, hetgeen ter vrije beoordeling van verhuurder is, dan zal verhuurder dit uiterlijk vier weken voor aanvang van de beurs/het evenement aan deelnemer meedelen. De overeenkomst zal na een schriftelijke verklaring ontbonden zijn; deelnemer heeft dan recht op restitutie van de volledige standhuur, zonder dat enige schadeplichtigheid voor verhuurder ontstaat.
     

4. Opbouw

De opbouwdagen en -tijden van de beurs/het evenement zijn vermeld in het exposantenhandboek. Afwijken van deze tijden is uitsluitend mogelijk indien daartoe schriftelijke toestemming door verhuurder is verleend. Verhuurder behoudt zich het recht voor zonder overleg vooraf de opbouw van stands op te houden en/of te onderbreken, indien inbrengen van artikelen dat vereist. Tijdens de opbouwdagen zal worden gecontroleerd op door verhuurder verstrekte op- en afbouwkaarten.

5. Demontage

Demontage van de beurs/het evenement dient te geschieden in de tijdsduur vermeld in het exposantenhandboek. Alle stands dienen op dat moment volledig gedemonteerd en afgevoerd te zijn. Bij in gebreke blijven zal een en ander door verhuurder en voor rekening van de betrokken deelnemer worden uitgevoerd. Tijdens de afbouwdag zal worden gecontroleerd op door verhuurder verstrekte op- en afbouwkaarten. Deelnemer is verplicht zich te houden aan de door verhuurder voorgeschreven richtlijnen inzake vuilafvoer en afvalscheiding. Afval dat door deelnemer wordt achtergelaten kan, indien naar het oordeel van verhuurder de hoeveelheid of de aard daarvan het normale overschrijdt, op kosten van deelnemer worden afgevoerd.

6. Aan- en afvoer goederen tijdens de beurs/evenementdagen

De aan- en afvoer van goederen tijdens de beurs/evenementdagen is uitsluitend toegestaan na schriftelijke toestemming van verhuurder.

7. Beknopt overzicht voorschriften standbouw

De bouwhoogte bedraagt max. 2,75 m. Afwijkingen kunnen uitsluitend na schriftelijke toestemming van verhuurder worden toegepast. Iedere stand dient te zijn voorzien van vloerbedekking, wanden en een duidelijke naamsvermelding. Iedere stand zal door verhuurder worden voorzien van een standnummer, overeenkomstig de nummering zoals deze wordt gehanteerd op de door verhuurder af te geven definitieve plattegrond.

A. Beperking Brandgevaar
Ter beperking van brandgevaar gelden de voorschriften op beurzen en evenementen, zoals deze hieronder in grote lijnen zijn aangegeven.
a. Wanden van stands en/of andere opstallen moeten vervaardigd zijn van hout, triplex of hardboard van tenminste 5 cm dikte. Wanden van textiel waarachter geen hard materiaal is aangebracht, zijn niet toegestaan.
b. Aan te brengen plafonds moeten worden uitgevoerd met bij a. omschreven materiaal of bespannen zijn met brandvrij geïmpregneerd linnen, jute of andere stof en aan de onderzijde zijn voorzien van dun metaaldraad h.o.h. 50 cm in één richting.
c. Te gebruiken gordijnen moeten naar het oordeel van de brandweer voldoende brandwerend worden geïmpregneerd.
d. Omkleding van toonbanken, tafels e.d. met een of andere stof moet tenminste 10 cm van de vloer vrij hangen en voldoende brandwerend worden geïmpregneerd.
e. Het is niet toegestaan licht ontvlambare of ontplofbare stoffen, gassen en gevaarlijke goederen, waaronder stralingsgevaarlijke goederen of chemische bestrijdingsmiddelen, op de stand aanwezig te hebben of open vuren te branden dan wel apparaten, toestellen, kachels, haarden en dergelijke op de stand te hebben met open vuur.
f. De in het gebouw aanwezige brandkranen en/of brandblussers moeten voldoende worden vrijgehouden, evenals alle in het gebouw aanwezige nooddeuren of deuren die zo worden aangemerkt.

B. Overige voorschriften
a. De ruimten achter de stands mogen niet worden gebruikt voor de opslag van emballage.
b. Eventueel te plaatsen gastoestellen moeten van vaste metalen gasaansluitingen of zgn. hogedrukslangen met metalen koppelingen zijn voorzien en brandvrij zijn opgesteld. Van het plaatsen van gastoestellen dient deelnemer verhuurder vooraf op de hoogte te stellen.
c. Vloerbelastingen die zwaarder zijn dan 1.000 kg per m² dienen vooraf te worden besproken met verhuurder.
d. Deelnemer dient een zodanig gebruik van de standruimte te maken dat andere deelnemers of bezoekers daardoor geen schade en/of hinder ondervinden in de vorm van belemmering van toe- of doorgangen, belemmering van lichtval of uitzicht of overlast in enige andere vorm, een en ander ter beoordeling van verhuurder.

C. Bovendien is het deelnemer niet toegestaan
a. De toegewezen standruimte geheel of gedeeltelijk zonder toestemming van verhuurder aan derden af te staan en/of te verhuren.
b. Enige ruimte buiten zijn stand te benutten voor het verspreiden van drukwerk of het aanbrengen van recla- me, zonder dat hiervoor vooraf schriftelijke toestemming is verleend door verhuurder.
c. Andere deelnemers overlast te bezorgen in welke vorm dan ook.
d. Fotografische, film- of video-opnamen te maken van andere objecten dan de eigen standruimte welk recht uitsluitend aan verhuurder is voorbehouden.
e. Voorwerpen van welke aard dan ook aan het gebouw en/of onderdelen daarvan op welke wijze dan ook te bevestigen.
f. Goederen die door onaangename reuk of op andere wijze hinderen aanwezig te hebben of hinderlijk geluidgevende of licht uitstralende toestellen in werking te hebben.
g. In of bij de standruimte gebruik te maken van open, stromend, sproeiend en/of verneveld water voor het demonstreren van artikelen, tenzij met uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van verhuurder.
h. Gebruik te maken van zachtboard, riet, brandbaar plastic, kartonplaat, geribd karton of enig ander licht brandbaar materiaal.

Alle hier niet genoemde mogelijkheden dienen vooraf aan verhuurder ter goedkeuring te worden voorgelegd.

8. Standbouw

Ten aanzien van de eigen standbouw en verschillende standtypen gelden de volgende voorschriften:

A. Eigen standbouw
Indien deelnemer een eigen stand heeft of een eigen stand laat bouwen dan dient deelnemer rekening te houden met de volgende zaken:
a. De standaard bouwhoogte van de scheidingswanden is 2,50 m en de maximale bouwhoogte is 2,75 m.
b. Vanaf 2,50 m dienen de scheidingswanden aan de achterzijde netjes te zijn afgewerkt;
c. Indien de stand hoger is dan 2,75 m dient deelnemer een standontwerp ter goedkeuring in te dienen bij de verhuurder.
d. Tot 1 meter vanaf de scheidingswanden mag niet hoger dan 2,75 m worden gebouwd.
e. Indien deelnemer met de standbouw afwijkt van punt d., vraagt deelnemer eerst schriftelijk toestemming aan deelnemers van aangrenzende stands en stuurt deelnemer dit met het standontwerp naar de verhuurder ter goedkeuring.
f. Indien de standlocatie van deelnemer zich onder een verlaagd plafond bevindt, kan deelnemer niet hoger bouwen dan 2,70 m. Indien dit op deelnemer van toepassing is, wordt deelnemer hierover per e-mail geïnformeerd.

B. Standtypen
a. Eilandstand: heeft een open karakter en is toegankelijk vanaf vier gangpaden. Aan de rand van de stand mogen geen wanden worden geplaatst. Eventuele wanden voor een pantry of object dienen minimaal een meter de stand in te worden gebouwd. Elke zijde moet voor minimaal 75% open blijven. Deelnemer dient te allen tijde een standontwerp in te dienen.
b. Kopstand: is toegankelijk vanaf drie gangpaden en elke open zijde dient voor minimaal 75% open te blijven. Deelnemer is verplicht één zelfdragende scheidingswand te verzorgen.
c. Hoekstand: is toegankelijk vanaf twee gangpaden en elke open zijde dient voor minimaal 75% open te blijven. Deelnemer is verplicht twee zelfdragende scheidingswanden te verzorgen.
d. Tussenstand: is toegankelijk vanaf één gangpad en de open zijde dient voor minimaal 75% open te blijven. Deelnemer is verplicht drie zelfdragende scheidingswanden te verzorgen.

9. Overige bepalingen

  • a. Op deze Algemene Voorwaarden is eveneens het huisreglement van Rotterdam Ahoy van toepassing, zoals dit terug te vinden is op www.ahoy.nl/huisreglement. Deelnemer verklaart zich akkoord met de toepasselijkheid hiervan. Op beurzen en evenementen die buiten Rotterdam Ahoy/elders worden georganiseerd is het huisreglement van de betreffende locatie van toepassing.
  • b. De contractuele en wettelijke aansprakelijkheid van verhuurder jegens deelnemer is beperkt tot het bedrag van de standhuur. Verhuurder is bevoegd bij niet-nakoming van enige verplichting uit de overeenkomst door deelnemer de overeenkomst (schriftelijk) geheel of gedeeltelijk te ontbinden, zonder voorafgaande ingebrekestelling en zonder dat daardoor enige schadeplichtigheid van verhuurder ontstaat.
  • c. Indien deelnemer met de nakoming van een voor hem uit deze overeenkomst voortvloeiende verplichting in gebreke blijft, is hij gehouden (naast overige door verhuurder aan te wenden rechtsmiddelen) aan verhuurder te vergoeden alle buitengerechtelijke kosten, door bijvoorbeeld een sommatie, ingebrekestelling of enig exploit aan deelnemer te (doen) verzenden of uitbrengen, met inbegrip van de kosten voor rechtskundige bijstand in dat verband. De buitengerechtelijke kosten worden berekend volgens het Rapport Voor-werk II, tenzij de daadwerkelijke kosten aanzienlijk hoger uitvallen.
  • d. Op deze overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen voortvloeiend uit de tussen deelnemer en verhuurder aangegane overeenkomst zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Rotterdam.